Votre entreprise a besoin d’une bonne base de données




Une base de données peut prendre plusieurs formes. Elle reprend les informations des différents services de votre entreprise, du service commercial aux ressources humaines, en passant par la comptabilité, la logistique ou encore le service marketing. Les données reprises dans une base de données doivent être facilement consultables, gérables et modifiables.

Ces systèmes sont conçus pour être extrêmement polyvalents. Même une TPE peut mettre en place des bases de données pour contribuer à sa croissance. Les données ainsi structurées sont utiles pour repérer les tendances de son secteur et planifier ses projets d’avenir.

Avec une base de données, les informations sont introduites au fur et à mesure dans le système et accessibles de façon sécurisée par chaque utilisateur.

Sans gestion de base de données, aucune digitalisation, ni automatisation n’est possible. Les tâches doivent être effectuées manuellement et prennent plus de temps. Les entreprises se tournent donc de plus en plus vers les bases de données pour augmenter leur productivité et réduire leurs coûts. Mais il existe également de nombreux autres avantages.

Voici 5 avantages à avoir une base de données à jour pour votre entreprise:

Gain de temps

À mesure que les entreprises se développent, il devient difficile de stocker et de gérer la quantité croissante d’informations. Une base de données permet aux entreprises de gérer toutes les informations essentielles de l’entreprise en un seul endroit. D’où un gain de temps pour accéder aux données également. Avec une bonne structuration de vos données dans la base, vous obtenez les informations recherchées en quelques clics. La centralisation de vos données vous permet également de trier, d’éliminer les données redondantes et de mettre à jour les informations utiles pour vos différents services.

Centralisation des données

De nos jours, une base de données à jour et bien structurée est essentielle à votre service commercial. Dans un système de classement traditionnel, les données sont stockées dans plusieurs fichiers. En revanche, un système de base de données centralisé stocke toutes les informations utiles dans un seul fichier. Centralisées, les données sont facilement accessibles et simultanément, par les différents utilisateurs autorisés. La centralisation des données rime avec sécurité, intégrité, évolution et portabilité.

Gestion simplifiée des ressources humaines

Tout employeur souhaite stocker les informations de ses collaborateurs dans un environnement sécurisé et stable, et plus encore depuis la directive européenne sur le GDPR. Les bases de données facilitent grandement la gestion des ressources humaines. Elles permettent de rationaliser la plupart des tâches RH, de stocker des informations telles que les données personnelles de vos ouvriers ou employés, les planning, les horaires, les absences, les avantages sociaux, les fiches de paie,… Une base de données RH offre à votre entreprise efficacité, rentabilité et précision accrue.

Gestion optimisée de vos clients

Pour se développer, votre entreprise a besoin de clients, et plus encore de clients satisfaits. Connaître ses clients est indispensable. Mettre en place un CRM, une base de données reprenant vos clients et prospects à jour, est indispensable à votre développement commercial. C’est également un excellent outil pour votre service marketing. Vous stockerez dans votre CRM toutes données client utiles: les coordonnées physiques et virtuelles de vos clients et prospects, le détail des achats mais également l’historique des interactions, positives ou non. Grâce à ces données client centralisées, vous équipes commerciales et marketing pourront optimiser les relations clients et saisir toute opportunité.

Sécurité de la base de données

Une fois votre base de données réalisée, il faut impérativement la protéger contre tout accès non autorisé et préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données. Il existe différents leviers pour sécuriser votre base de données, dont l’utilisation d’identifiants de connexion et mots de passe complexes et régulièrement modifiés. Vous pouvez également utiliser un système de cryptage ou un vpn sécurisé pour accéder à votre base de données. La sécurisation de vos bases de données ne doit pas être pris à la légère.

Disposer de bases de données est un outil nécessaire à toute entreprise actuelle, et encore plus dans le futur. Tant pour gérer vos relations client, votre personnel que votre trésorerie, une base de données à jour et sécurisée est un gain de temps considérable et une ouverture vers des opportunités de développement.

Une mise à jour régulière et optimale de vos bases de données peut prendre du temps mais vous ouvre la voie à la digitalisation et à des opportunités commerciales inouïes. Des sociétés comme KJ WEB OFFICE disposent d’équipes formées pour vous accompagner dans la création ou la mise à jour de vos bases de données en toute sécurité. Posez-leur vos questions!

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